Dzień: 2018-12-06

Dostosowanie prawa polskiego do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) dotyczącego przetwarzania danych osobowych wymagało wprowadzenia wielu nowych regulacji. Wśród nich ustawodawca wprowadził szczególne przepisy dotyczące kwestii do tej pory wprost nieuregulowanej – monitoringu poczty elektronicznej pracowników.

1. Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracowników?

Z art. 22³ Kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynika, że pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracowników jeżeli zachodzą łącznie dwie przesłanki to znaczy, że wprowadzenie takiego sposobu monitorowania jest:

– po pierwsze niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy (a więc w celu kontroli czasu pracy pracowników, zapewnienia dyscypliny w pracy)

– po drugie niezbędne do zapewnienia właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (wykorzystania komputerów, skrzynki pocztowej).

Są to przesłanki na tyle obszerne, że w zasadzie każdy pracodawca będzie się mógł na nie powołać i w konsekwencji będzie w stanie uzasadnić zasadność wprowadzonego monitoringu poczty służbowej.  Któremu pracodawcy nie zależy bowiem na tym, aby jego pracownicy w sposób efektywny wykorzystywali czas spędzony w pracy albo korzystali z powierzonych im do pracy narzędzi zgodnie z ich przeznaczeniem?

Mimo tego, że ustawodawca wskazał na powyższe przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej pracowników, wydaje się jednak, że główną przyczyną wprowadzenia tej formy kontroli pracowników jest przede wszystkim obawa przed przesyłaniem przez pracowników informacji poufnych do podmiotów nieuprawnionych.  Monitoring poczty elektronicznej pracowników pozwoli bowiem wyśledzić pracowników, którzy przesyłają dane firmowe na nieznane adresy e-mail i w ten sposób ujawniają tajemnicę przedsiębiorstwa działając na szkodę pracodawcy.

2. Jakie warunki muszą być spełnione, aby pracodawca mógł wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracowników?

Przed wprowadzeniem art. 22³ k.p. dominował pogląd o konieczności uzyskania uprzedniej zgody pracownika na kontrolę jego poczty elektronicznej, z wyjątkiem sytuacji gdy istniało uzasadnione podejrzenie działania na szkodę pracodawcy lub naruszenia prawa. Wprowadzenie powyższego przepisu jednoznacznie przesądziło o tym, że taka zgoda nie jest obecnie wymagana. Jednocześnie jednak na pracodawcy ciążą inne obowiązki dotyczące wprowadzenia takiego sposobu kontroli, są to obowiązki tożsame z tymi jakie musi zrealizować pracodawca wprowadzając monitoring wizyjny w miejscu pracy. Zgłębiając ten temat warto wskazać na następujące warunki, które musi spełnić pracodawca zamierzający stosować monitoring poczty elektronicznej pracowników:

1. pracodawca ma obowiązek ustalić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

 

Określając jakie cele przyświecają wprowadzeniu monitoringu poczty służbowej pracownika pracodawca może powołać się wprost na brzmienie art. 22³ k.p. i wskazać, że wprowadzenie takiej formy monitoringu ma na celu zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz służy zapewnieniu właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Określając zakres monitoringu należy wskazać jakie dane będą gromadzone w wyniku zastosowania monitoringu. Warto pamiętać, że zakres gromadzonych  danych musi być dopasowany do celu w jakim wprowadzono monitoring. Może więc być wystarczające gromadzenie w ramach monitoringu takich danych jak: data i godzina wysłania/odebrania maili, tematy maili, adresy nadawców/odbiorców maili bez analizy dokładnej treści maili. Natomiast określenie sposobu zastosowania monitoringu sprowadza się do wskazania środków, za pomocą których dochodzi do monitorowania korespondencji.

 

1. przed wprowadzeniem monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W przypadku pracowników, którzy już świadczą pracę na podstawie umowy o pracę informacja o wprowadzenie monitoringu może być przekazana grupowo w sposób wskazany w literze a powyżej, natomiast w przypadku nowo zatrudnianych pracowników pracodawca jest zobligowany przekazać taką informację na piśmie i również wskazać na cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Praktycznie rzecz ujmując taka informacja mogłaby być zawarta w piśmie, za pomocą którego pracodawca jako administrator danych osobowych będzie realizować w dalszym zakresie swój obowiązek informacyjny wynikający z RODO względem nowo zatrudnianego pracownika.

 

1. kolejnym wymogiem jest wprowadzenie odpowiedniego oznakowania wskazującego na to, że poczta elektroniczna pracownika jest monitorowana. Wymóg ten w przypadku monitoringu poczty elektronicznej będzie miał raczej marginalne znaczenie w porównaniu z tożsamym wymogiem przy wprowadzeniu monitoringu wizyjnego i możliwością chociażby zamieszczenia tabliczki z napisem: Obiekt monitorowany. Niemniej jednak w przypadku monitoringu poczty elektronicznej takim oznaczeniem może być na przykład oznakowanie na skrzynkach pocztowych pracowników, wskazujące że korespondencja mailowa jest kontrolowana przez pracodawcę.

Warto pamiętać, że ustawodawca wprost nie wskazał jak długo mają być przechowywane nagrania z monitoringu poczty służbowej, tak jak to jest w przypadku nagrań monitoringu wizyjnego, które mogą być maksymalnie przechowywane przez okres 3 miesięcy. Nie oznacza to jednak, że  pracodawca może przechowywać przez dowolny czas nagrania z monitoringu poczty elektronicznej pracowników. Należy bowiem pamiętać o jednej z fundamentalnych zasad wynikających z RODO tj. o zasadzie ograniczenia przechowywania danych osobowych. Powyższa zasada oznacza, że dane osobowe mogą być przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jeżeli więc nagrania z monitoringu poczty służbowej nie wskażą na jakieś anomalie w pracy pracownika to nie będzie potrzeby, aby przechowywać takie nagrania dłużej. Przechowywanie nagrań z tej formy monitoringu będzie uzasadnione jeżeli na podstawie takich nagrań pracodawca dojdzie do przekonania, że pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, to jest naruszenia uzasadniającego rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Nagrania mogą wówczas służyć jako ważne dowody w sprawie sądowej w przypadku, gdy pracownik będzie kwestionował zasadność rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia.

3. Monitoring poczty elektronicznej pracownika a tajemnica korespondencji oraz ochrona innych dóbr osobistych pracownika.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (czyli np. wizerunku, swobody sumienia, twórczości naukowej itp.). W związku z powyższym wyłania się kwestia możliwości zapoznawania się przez pracodawcę z treścią prywatnych maili pracownika wysyłanych z poczty służbowej. Czy pracodawca ma prawo czytać takie maile? Istnieje pogląd sprowadzający się do tego, że pracodawca jest uprawniony kontrolować prywatne maile pracownika wysyłane z poczty służbowej jeśli zastrzeże pracownikom (np. w regulaminie), że nie mogą korzystać z poczty służbowej do celów prywatnych. Z drugiej jednak strony w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej art. 22³ k.p. wskazano, że nawet jeśli u pracodawcy będzie obowiązywał zakaz korzystania z poczty służbowej do celów prywatnych to i tak pracodawca w przypadku natknięcia się na prywatną korespondencję pracownika (niestosującego się do takiego zakazu) nie będzie mógł jej w całości przeczytać. W celu uniknięcia odpowiedzialności z tytułu naruszenia tajemnicy korespondencji (czy też innych dóbr osobistych) pracodawca powinien ograniczyć możliwość zapoznawania się z prywatnymi mailami wysyłanymi ze skrzynki służbowej do niezbędnego minimum i zaniechać wykorzystania pozyskanych informacji w sposób innych niż do celów, dla których taki monitoring został wprowadzony.

Mając na względzie konieczność uprzedniej notyfikacji pracownikom faktu wprowadzenia monitoringu poczty służbowej wydaje się, że taki monitoring będzie miał charakter bardziej prewencyjny niż kontrolny. Bowiem pracownik świadomy bycia kontrolowanym nie będzie skory do przesyłania za pomocą poczty służbowej maili zawierających informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa pracodawcy czy też prowadzenia w sposób regularny korespondencji prywatnej. Wprowadzając monitoring poczty służbowej pracodawca zwiększy poziom bezpieczeństwa informacyjnego oraz dyscypliny w zakładzie pracy. Wprowadzenie takiej kontroli choć przydatne to może być wciąż niewystarczające. Nieuczciwy pracownik może bowiem uciekać się do innych form nagannego działania takich jak nagminne korzystanie w pracy z portali społecznościowych lub kopiowanie danych na zewnętrzne nośniki przenośne czy też tzw. chmury w celach sprzecznych z interesami pracodawcy. W tym względzie pojawiają się inne nowe formy monitoringu takie jak np. śledzenie ruchu w sieci lub kopiowania danych na urządzenia przenośne. Wprowadzając inne nowe formy monitoringu pracodawca powinien spełnić analogiczne wymogi jak w przypadku monitoringu poczty służbowej (np. zrealizować obowiązki informacyjne), a w tym przede wszystkim pamiętać, aby formy kontroli były adekwatne do celów w jakich monitorowanie jest prowadzone.