Na etapie opiniowania znajduje się obecnie projekt zmiany ustawy . Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zaproponowany przez Ministerstwo Rozwoju i Cyfryzacji. Zmiany dotyczą przede wszystkim unormowania sposobów świadczenia pracy zdalnej.
Jak czytamy w uzasadnieniu, Kodeks pracy w obecnym brzmieniu nie zawiera uregulowań prawnych dotyczących pracy zdalnej. Tymczasem w dobie pandemii COVID-19 ta forma wykonywania pracy stała się bardzo popularna m.in. ze względu na ograniczenie ryzyka zakażenia się wirusem SARS-CoV-2, a także względów rodzinnych. Dla pracodawców praca zdalna wiąże się obecnie z ograniczeniem ryzyka nieobecności w pracy pracownika korzystającego ze zwolnienia lekarskiego, a także nieobecności w pracy z powodu kwarantanny, umożliwiając tym samym kontynuowanie prowadzonej działalności (bez zakłóceń lub minimalizując możliwe zakłócenia).
Praca zdalna jest obecnie uregulowana wyłącznie w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. – w celu przeciwdziałania COVID-19 w sposób incydentalny. Została przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i może być stosowana tylko przez okres jej trwania. Zgodnie z przepisami ustawy szczegółowej pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Jest to zatem regulacja wyjątkowa.
Proponowana przez ministerstwo nowelizacja ma na celu wprowadzić stałe, kodeksowe unormowanie pracy zdalnej funkcjonujące po ustaniu pandemii i możliwe do zastosowania w normalnych warunkach rynku pracy.
Definicja i sposób wykonywania pracy zdalnej (w tym na wniosek)
Nowelizacja obejmuje głównie dział II Kodeksu pracy, w którym uchylony ma zostać rozdział IIb (dotyczący telepracy), a dodany rozdział IIc w brzmieniu “Praca zdalna”. Zgodnie z propozycją zawartą w projekcie ustawy, pracą zdalną będzie – praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce, na które pracodawca wyraził zgodę.
Zgodnie z projektem ustawy wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami stosunku pracy. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia i być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej (co stanowi wyjątek od rygoru pisemnego zawartego w art. 29 § 4 Kodeksu pracy).
Zakres uzgodnienia powinien obejmować:
– fakt wykonywania pracy zdalnej,
– ustalenie czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita,
– miejsce świadczenia pracy zdalnej.
Powyższe nie wyklucza możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana również na polecenie pracodawcy:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia
epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i
higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika
nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w
postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do
wykonywania pracy zdalnej
Nowelizacja umożliwia wreszcie wykonywanie pracy zdalnej również na wniosek pracownika. Incydentalne tzw. home office będzie możliwe przez maksymalnie 12 dni w roku. Wniosek dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy. Chodzi tu zatem o pracowników-rodziców dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu, nieuleczalnej chorobie, niepełnosprawnych lub posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Zgodnie z projektowanym przepisem zasady wykonywania pracy zdalnej, podobnie jak
warunki stosowania telepracy, będą określane w:
a) porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych),
b) regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte
porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej. Wówczas zasady
wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte
z pracownikiem.
Nowelizacja określa także minimalną treść porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi), regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej. Będą one określać w szczególności:
1) grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko
porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu),
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy
zdalnej,
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną,
w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na
stanowisku pracy,
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7) zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.
Warto wskazać, że przepisy nowelizacji normują możliwość efektywnego wycofania się każdej ze stron z wykonywania pracy zdalnej, w przypadku gdy do uzgodnienia pracy zdalnej dojdzie w trakcie zatrudnienia. Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, pracownik lub pracodawca będą mogli złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej, w każdym czasie trwania pracy zdalnej. Strony ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, który nie będzie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli zaś strony nie dojdą do porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Obowiązki pracodawcy
Zgodnie z propozycją ministerstwa w ramach świadczenia przez pracownika pracy w systemie zdalnym, pracodawca będzie zobowiązany do:
1) zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
4) zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.
Zwolnienie z opodatkowania
Zgodnie z nową regulacją, zakładającą dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przepisy BHP
Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy powinien być zdaniem autorów projektu dostosowany do zmienionych okoliczności związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej. (tj. poza zakładem pracy, a więc np. w miejscu zamieszkania pracownika, na które pracodawca nie może władczo oddziaływać). Ze względu na specyfikę pracy zdalnej szczególne znaczenie ma więc współdziałanie pracowników i pracodawców.
- Z tego też powodu pracodawca w zakresie bhp powinien być zwolniony z obowiązków
określonych w: - art. 208 § 1 K.p. (współpracy pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców),
- art. 2091 K.p. (np. wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach),
- art. 212 pkt 1 i 4 K.p. (dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),
- art. 232 K.p. (dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych),
- art. 233 K.p. (dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej).
- Z powyższych powodów część obowiązków realizowanych przez pracodawcę w zakładzie pracy musi być w przypadku pracy zdalnej wykonywanych przez pracownika.
Do obowiązków pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej należy m.in. utrzymywanie tego miejsca w czystości i zdatności do pracy, jak też zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej. Przerzucanie takich obowiązków na pracodawcę, normalnie realizowanych przez niego w zakładzie pracy, byłoby nieracjonalne i nieuzasadnione
Należy także uwzględnić fakt, że nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie pracy zdalnej. W miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania prac:
- szczególnie niebezpiecznych,
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
- powodujących intensywne brudzenie
Data wejścia w życie nowych przepisów
Kontrowersje budzi sposób określenia w projekcie terminu wejścia w życie planowanych zmian (3 miesiące od dnia odwołania stanu epidemii, lub stanu zagrożenia epidemicznego w przypadku jego ogłoszenia). Eksperci z uwagi na doniosłość nowelizacji krytykują tak nieprecyzyjne określenie daty wejścia w życie ustawy.
Informacje na temat losów projektu i dokonywanych w nim zmian w dalszej części procesu legislacyjnego będą publikowane na naszej stronie w zakładce aktualności.
