Na otwarcie biznesu w Polsce decyduje się coraz więcej przedsiębiorców z zagranicy. Polskie firmy również korzystają z otwarcia na inne rynki. Mimo unifikacji przepisów w UE w krajach członkowskich obowiązują różne rozwiązania formalno-prawne, które inaczej określają zakres aktywności czy sposoby rozliczeń. Przed podjęciem decyzji warto poznać takie formy organizacyjne, jak przedstawicielstwo i oddział spółki za granicą. Można również skorzystać z form niewymagających oficjalnej rejestracji, jak praca tymczasowa lub delegowanie pracowników. Zamierzasz sprzedawać, produkować lub świadczyć usługi za granicą? Sprawdź, jaka forma działalności będzie najlepiej pasować do Twoich planów!
Działalność za granicą a oddział w Polsce. Podpowiadamy, z czym to się wiąże
Fundamentem do uregulowania działalności gospodarczej w naszym kraju jest Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W jej treści zdefiniowano oddział spółki jako samodzielną organizacyjnie i wyodrębnioną prawnie jednostkę — podmiot działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę poza główną siedzibą lub lokalizacją określaną jako główne miejsce tej aktywności. Oddział za granicą to samodzielny podmiot, gotowy do podjęcia działań w zakresie identycznym jak macierzysta firma. Automatyczna regulacja dotyczy przedmiotu działań – nie może on przekraczać zakresu, w jakim spółka zagraniczna prowadzi aktywność gospodarczą we własnym kraju.
Pełnomocnictwo do reprezentowania firmy w oddziale zagranicznym
Stworzenie oddziału spółki zagranicznej zaczyna się od ustanowienia osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy powołującego do życia nowy podmiot. Formalnie nie może on rozpocząć pracy w Polsce bez uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli firma zagraniczna utworzy polski oddział, ma obowiązek:
- prowadzić dla spółki autonomiczną rachunkowość w języku polskim na podstawie stosownych przepisów,
- powiadamiać ministerstwo o każdej zmianie formalnej i kolejnych krokach w terminie 2 tygodni od ich wejścia w życie,
- zastosować do identyfikacji podmiotu oryginalną nazwę z określeniem formy prawnej w języku polskim oraz z dodatkiem formuły „oddział w Polsce”.
Oddział firmy zagranicznej czy jej przedstawicielstwo? Poznaj najważniejsze różnice
Oprócz oddziałów przedsiębiorcy mogą tworzyć również przedstawicielstwa. Czym różnią się obie formy? Przede wszystkim ich powstanie określają różne cele. Powołanie do życia oddziału za granicą pozwala na prowadzenie działalności gospodarczej w pełnym zakresie przedmiotowym głównego podmiotu. Przedstawicielstwo służy do promowania i reklamowania produktów, usług czy innych form działalności macierzystej firmy. Kolejna różnica polega na rozwiązaniach formalno-prawnych. Oddział firmy zagranicznej, podobnie jak każda jednostka gospodarcza, zostaje wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Z kolei przedstawicielstwa po powstaniu figurują w specjalnym rejestrze prowadzonym przez Ministra Rozwoju i Technologii.
Co o powstaniu oddziału za granicą mówią przepisy UE?
Mimo starań władz europejskich o unifikację przepisów gospodarczych, pozostają one odmienne w różnych krajach. W myśl przepisów unijnych prawa przedsiębiorców nie mogą być ograniczane przez państwa członkowskie. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej orzeka, że:
- nie można wymagać, aby najważniejsi pracownicy zamieszkiwali na stałe na terenie państwa, w którym zlokalizowano oddział spółki,
- nie wolno uzależniać decyzji o utworzeniu nowej firmy od posiadania siedziby stacjonarnej za granicą,
- nie można wymagać od przedsiębiorcy, by odprowadzał składki ubezpieczeniowe za swoich pracowników jeśli już opłacił je w innym kraju,
- jeśli możliwe jest wykorzystanie innej formy działalności gospodarczej za granicą (np. usług tymczasowych), nie wolno wydać nakazu założenia oddziału.
Planujesz ekspansję poza Polską? W krajach UE przepisy mogą się różnić!
W praktyce szczegółowe przepisy dotyczące oddziałów spółek zagranicznych i przedstawicielstw mogą być odmienne w każdym kraju Europy. W Polsce funkcjonowanie przedstawicielstwa może polegać jedynie na aktywności informacyjno-reklamowej, ale np. w Niemczech w ramach tej formy można zajmować się również dystrybucją towarów. Dlatego przedstawicielstwo za Odrą jest świetną alternatywą i pozwala rozpocząć ekspansję na terenie innego państwa, z większymi możliwościami. Są też kraje, jak Finlandia, które przewidują jedynie opcję otwierania oddziałów firm zagranicznych. Państwa Wspólnoty delikatnie różnią się w interpretacji przepisów UE. U Czechów liberalne nastawienie do swobód gospodarczych przekłada się na ułatwienia dla przedsiębiorców zarejestrowanych w Unii Europejskiej. W praktyce można tam bez przeszkód świadczyć usługi tymczasowe. Z kolei w Polsce rygorystycznie pilnuje się, by tego typu działalność nie była prowadzona dłużej niż przez dwa lata.
Współtworzysz oddział spółki za granicą? Dopilnuj niezbędnych formalności!
Mimo różnic stworzenie w Polsce oddziału spółki zagranicznej nie jest ani trudniejsze, ani łatwiejsze niż w innych krajach Europy. Oczywiście, wiele zależy od przywiązania do biurokratycznych praktyk i możliwości interpretacji przepisów. Jednak do otwarcia nowego podmiotu wystarczy znajomość specyfiki rynku i pogłębiona wiedza na temat systemu podatkowego. Pomoże również świadomość, jakie przepisy regulują powstawanie tego typu form gospodarczych. W razie wątpliwości warto skonsultować się z kancelarią prawno-podatkową, która ma w swojej ofercie merytoryczne wsparcie w zakładaniu oddziałów za granicą.
