W czasach globalizacji wiele przedsiębiorstw decyduje się na międzynarodowe prowadzenie działalności. To wiąże się z coraz większą potrzebą wykonywania obowiązków przez pracowników poza miejscem zatrudnienia. Część takich zleceń ma charakter incydentalny, jednak są też takie, które wymagają od pracownika dłuższej zmiany miejsca pracy.
Czym się różni delegacja od delegowania?
Delegacja, czyli podróż służbowa, nie jest definiowana przepisami. Przyjmuje się, że ma ona charakter incydentalny — wydarza się rzadko. Kodeks pracy jednak określa, jakie świadczenia przysługują pracownikowi pełniącemu obowiązki poza siedzibą pracodawcy lub poza stałymi godzinami pracy. Art. 775 § 1 Kodeksu pracy: pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Inaczej wygląda to w przypadku delegowania pracowników. Mówimy o nim wtedy, kiedy pracownik jest odsyłany do wykonywania swojej pracy do innego miejsca, np. poza granice kraju na dłuższy czas. Kodeks pracy wiąże takie działanie ze zmianą świadczenia pracy. Najczęstszą formą proponowania pracownikom relokacji jest porozumienie poprzedzone negocjacjami warunków. Można się też spotkać z formą wypowiedzenia zmieniającego. Wymusza ono na pracowniku zmianę miejsca pracy, a w przypadku odrzucenia propozycji — rozwiązanie umowy.
Problem pojawia się, kiedy podróż, która miała być delegacją, przedłuża się. Długość wyjazdu służbowego nie jest określona w przepisach. Jednak w doktrynie przyjmuje się, że o oddelegowaniu pracownika mówimy, kiedy świadczy on pracę poza stałym miejscem powyżej 3 miesięcy.
Dlaczego rozróżnienie delegacji i delegowania jest ważne?
Zasady delegowania pracowników w obszarze państw Unii Europejskiej regulują przepisy krajowe, które realizują unijną dyrektywę. Zgodnie z tymi przepisami państwa mają obowiązek zapewnić pracownikom delegowanym na ich teren taką samą ochronę, jaką mają pracownicy miejscowi. Natomiast w przypadku, gdy pracownicy są delegowani spoza obszaru UE, obowiązują przepisy kodeksu pracy.
Co więcej, pracownikowi, który jest delegowany, przysługuje co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące na terenie państwa, gdzie ma pełnić pracę. To znacząca różnica, ponieważ pracownik, który odbywa podróż służbową, może liczyć tylko na pokrycie kosztów wyżywienia i zakwaterowania oraz innych kosztów związanych z wyjazdem. Więcej o kosztach związanych z delegacją i delegowaniem pracowników pisaliśmy w artykule: Jakie koszty obejmuje zagraniczna delegacja służbowa i jak ją rozliczyć?
Jak delegować bezpiecznie?
Zarządzanie procesem delegowania pracowników może być złożone z punktu widzenia formalnego. Dlatego warto rozważyć powierzenie tych obowiązków zaufanym doradcom zewnętrznym lub dokładnie przeanalizować ten temat.
Pierwszym krokiem jest zbadanie zagranicznego rynku, włączając w to warunki pracy i płacy. Następnie konieczne jest podpisanie z pracownikiem odpowiednich dokumentów związanych z umową o pracę i innymi porozumieniami. Niezbędne jest również uzyskanie poświadczenia od lokalnego ZUS, które potwierdzi obowiązek opłacania składek w Polsce. Na koniec należy dokładnie obliczyć pensje zagraniczne, do których zastosowane są inne zasady niż do pensji polskich, oraz przeanalizować kwestie naliczania podatku od wynagrodzeń pracowników.
Najważniejsze jest jednak odpowiednie oszacowanie kosztów wynagrodzeń w kosztorysie realizacji projektu. Każda firma powinna dokładnie przeanalizować zasady świadczenia usług za granicą. Pomimo początkowych trudności, profesjonalne zorganizowanie tego procesu może przynieść firmie rozwój, minimalizując przy tym ryzyko kar i konsekwencji finansowych.
