Pracownik, który wyjeżdża w delegację za granicę, powinien otrzymać od pracodawcy środki finansowe, pokrywające np. koszty noclegów i leczenia. Z tym obowiązkiem związany jest inny: wydatki powinny zostać rozliczone w odpowiedni sposób, a mianowicie taki, by spełnić wymagania przewidziane w prawie. W dzisiejszym artykule wskazujemy koszty, które ponosi pracodawca, a także odpowiadamy na pytanie, jak rozliczyć delegację zagraniczną pracownika.
Rozliczenie delegacji zagranicznej – jakie wydatki ponosi pracodawca?
Zacznijmy od charakterystyki poszczególnych wydatków, ponoszonych w związku z delegacją zagraniczną zatrudnionych. Obejmują one koszty diet, noclegów, dojazdów i leczenia.
Diety w delegacji zagranicznej pracownika
Przez dietę należy rozumieć kwotę należną pracownikowi z tytułu odbywania z polecenia pracodawcy podróży służbowej w ramach wykonywanej pracy. Przeznacza się ją na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie delegacji.
Pracodawcy, którzy nie dysponują własnymi rozwiązaniami w zakresie naliczania diet zagranicznych (ich wysokość można określić np. w regulaminie wynagrodzeń), powinni skorzystać ze stawek określonych w przywołanych wyżej rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
Wysokość diety zależy od państwa, do którego udaje się pracownik. Przykładowo w przypadku Chin wynosi ona 55 euro, zaś w przypadku Czech – 41 euro. Pracodawca, który samodzielnie określa kwoty należne pracownikowi, nie może ustalić diet niższych niż te wskazane w rozporządzeniu.
Wydatki związane z delegacją zależą ponadto od czasu jej trwania. Pracownikowi należy się:
- 1/3 diety – w przypadku delegacji trwającej nie więcej niż 8 godzin,
- 1/2 diety – w przypadku delegacji trwającej ponad 8 i nie więcej niż 12 godzin,
- dieta w pełnej wysokości – w przypadku delegacji trwającej ponad 12 godzin.
Dojazdy w trakcie podróży służbowej
Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów podróży między miejscem docelowym a dworcem kolejowym, autobusowym czy też portem lotniczym lub morskim. W przypadku dojazdu tylko w jedną stronę ryczałt wynosi 1/2 diety.
Zatrudniony powinien także otrzymać ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji.
Delegacja zagraniczna pracownika a limity za nocleg
Wskazane wyżej rozporządzenie określa również kwoty limitów za nocleg. Pracodawca powinien poczynić wydatki nieprzekraczające wskazanych wartości. Dla każdego państwa rozporządzenie ustala inny limit. Przykładowo w Algierii wynosi on 200 euro, natomiast na Litwie – 150.
Wydatki związane z opieką medyczną
Należy również pamiętać, że zatrudniający ma obowiązek pokrycia kosztów opieki medycznej w państwie docelowym. Obowiązek ten obejmuje wyłącznie wydatki udokumentowane i niezbędne. Aby ograniczyć ich wysokość, pracodawca powinien zadbać o to, by pracownik dysponował Europejską Kartą Ubezpieczenia Zdrowotnego bądź aby został ubezpieczony.
Rozliczenie podróży służbowej pracownika – zaliczki
Przechodzimy teraz do kwestii związanych z rozliczeniem kosztów zagranicznej podróży służbowej. Zacznijmy od tego, że jeszcze przed wyjazdem pracownika zatrudniający ma obowiązek wypłacić mu zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów – jej wysokość powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji. Zaliczka może być wypłacona w walucie obcej albo, pod warunkiem że pracownik wyrazi na to zgodę, w złotych według średniego kursu złotego NBP z dnia wypłaty.
Rozliczenie delegacji zagranicznej z pracodawcą
W ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu następuje rozliczenie delegacji zagranicznej z pracodawcą. Pracownik powinien w tym czasie przedstawić dokumenty potwierdzające poniesione koszty (np. faktury za nocleg czy bilety). Należy pamiętać, że zatrudniony nie ma obowiązku dokumentowania tego, w jaki sposób wydał diety, w szczególności nie musi zgromadzić rachunków potwierdzających koszty wyżywienia.
Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie, w którym wskaże przyczyny nieudokumentowania delegacji.
Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej – zagadnienia podatkowe
Dla pracownika wydatki związane z dietą i noclegami podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego do wysokości kwot wskazanych w rozporządzeniu. Nadwyżka ponad te kwoty staje się przychodem pracownika, od którego należy odprowadzić podatek.
Dla pracodawcy dieta stanowi natomiast – w granicach limitów – koszt uzyskania przychodu. Należy przy tym dodatkowo pamiętać, że wydatki, które pracodawca zwraca zatrudnionemu w związku z używaniem przez niego jego własnego samochodu, stanowią koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem że:
- udokumentowano je w prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu,
- nie przekroczyły wskazanego w przepisach limitu – dla samochodów osobowych wynosi on 0,89 zł za kilometr przy pojemności silnika do 900 cm3 lub 1,15 zł za kilometr przy pojemności silnika powyżej 900 cm3; w przypadku motocykli limit wynosi 0,2302 zł za kilometr.
- Wydatki ponad limit nie należą do kosztów uzyskania przychodów z perspektywy pracodawcy, jednakże dla pracownika stanowią one przychód.
W ramach rozliczenia zagranicznej podróży służbowej pracodawca nie może zaliczyć związanych z nią wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli jest opodatkowany w formie ryczałtu lub karty podatkowej.
Wydatki pracodawcy i rozliczenie delegacji zagranicznej – o czym pamiętać?
Pracodawca, który wysyła zatrudnionego w delegację, powinien spełnić określone w rozporządzeniu ministerialnym obowiązki. Obejmują one pokrycie diet, kosztów dojazdu, noclegu i opieki medycznej. Wysokość diet i limity noclegowe zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Rozliczenie delegacji zagranicznej pracownika powinno nastąpić w ciągu 14 dni od jego powrotu. W granicach wskazanych w przepisach wydatki podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego (z perspektywy pracownika) i stanowią koszty uzyskania przychodu (z perspektywy pracodawcy).
