Delegowanie pracowników do Niemiec- podstawowe obowiązki.
Pracodawca, który deleguje swoich pracowników do wykonywania pracy na rzecz kontrahentów w Niemczech, czy też wysyła pracowników do swojego oddziału firmy w Niemczech, będzie zobligowany do przestrzegania niemieckich przepisów o delegowaniu pracowników. Zasady te wynikają z implementacji dyrektywy unijnej.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE nakłada na pracodawcę obowiązek zagwarantowania pracownikom takich samych warunków zatrudnienie jak te, które obowiązują w kraju delegowania.
Warunki zatrudnienia, o których mowa w dyrektywie to:
- minimalne okresy odpoczynku,
- maksymalny czas pracy,
- minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych,
- wynagrodzenie (w tym wszystkie jego obowiązkowe elementy) określone w prawie krajowym lub powszechnie stosowane umowach zbiorowych,
- bezpieczeństwo i higieny pracy,
- środki ochronne dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat),
- równe traktowanie kobiet i mężczyzn,
- warunki zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca,
- dodatki lub zwroty kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.
Sytuacja, w której niemiecka firma korzysta z usług agencji pracy tymczasowej i za jej pośrednictwem wynajmuje w swojej firmie pracowników z Polski, również wymaga wdrożenia zasad wynikających ze wspomnianej dyrektywy unijnej.
Często zdarza się, że dotrzymanie miejscowych warunków pracy nie jest wystarczające dla zapewnienia pełnej zgodności z prawem procesu delegowania. Wynika to z dodatkowych obowiązków nakładanych na pracodawców przez organy celne w związku z dokonywaną kontrolą.
Ważne!
W przupadku gdy warunki zatrudnienia w kraju delegującym (czyli Polsce) są korzystniejsze dla pracowników niż te obowiązujące w kraju delegowania, należy utrzymać w czasie trwania delegowania warunki korzystniejsze.
Jak to wygląda w praktyce?
Jeśli czas delegowania pracowników potrwa dłużej niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy przy złożeniu przez pracodawcę umotywowanego powiadomienia w kraju delegowania), trzeba zagwarantować pracownikom wszystkie pozostałe warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym. Wyjątkiem są tutaj warunki dotyczące dodatkowych świadczeń emerytalnych i wypowiedzenia umowy.
Należy pamiętać, że w przypadku gdy pracownicy pracują w branży objętej w Niemczech powszechnie stosowanym układem zbiorowym obowiązującym wyłącznie u danego pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest delegowany, to wówczas trzeba im zapewnić warunki pracy ustanowione przez dany układ zbiorowy (a nie jedynie wynikające z niemieckich przepisów prawa pracy). Podobnie sytuacja wygląda w przypadku korzystania z usług agencji pracy tymczasowej.
Jakie procedury muszą zostać spełnione w zakresie ubezpieczenia społecznego?
Z uwagi na różnicę wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i ułatwienie rozliczeń, pracodawcy często decydują się na umożliwienie odprowadzania składek pracowników w Polsce. Aby skorzystać ze wspomnianego uprawnienia, należy zgłosić taką chęć administracji państwa delegowania. Jak również złożyć wniosek o formularz PD A1 (tzw. dokument przenośny A1 wydawany w Polsce przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego państwa delegującego. Nie musi on opłacać składek w kraju delegowania.
Składając wniosek o wydanie dokumentu A1, należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres oddelegowania, który można podać to 24 miesiące.
Zollamt – czyli niemiecki urząd celny i jego rola.
Niestety spełnienie powyższych obowiązków może się jednak okazać niewystarczające.
Wynika to z przepisów wykonawczych dyrektywy 96/71/WE. Pozwalają one państwom członkowskim na wprowadzenie dodatkowych wymagań wobec przedsiębiorców delegujących pracowników do innych krajów członkowskich. Niemcy z takiej możliwości skorzystały. Dodatkowe wymogi dotyczą głównie kwestii kontrolnych i ewidencyjnych.
Jakie dodatkowe wymagania nałożyły na wspomnianych przedsiębiorców Niemcy?
Art. 9 ust. 1 dyrektywy 2014/67/UE wydanej w celu usprawnienia egzekwowania dyrektywy o delegowaniu pracowników dopuszcza, aby przyjmujące państwo członkowskie wymagało przed delegowaniem zastosowania w szczególności następujących środków administracyjnych:
- wymogu dotyczącego złożenia odpowiedzialnym właściwym organom krajowym zwykłego oświadczenia, najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług, zawierającego istotne informacje niezbędne w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy, w tym:
- dane identyfikacyjne usługodawcy;
- przewidywaną liczbę pracowników delegowanych, wraz z danymi umożliwiającymi ich identyfikację;
- dane osoby do kontaktów;
- przewidywany czas trwania delegowania, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania;
- adres/adresy miejsca pracy; oraz
- charakter usług uzasadniający delegowanie;
- wymogu wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami przyjmującego państwa członkowskiego
- wymogu wskazania osoby do kontaktów, która może działać jako przedstawiciel, za którego pośrednictwem odpowiedni partnerzy społeczni mogą, w razie potrzeby, dążyć do nakłonienia usługodawcy do rozpoczęcia rokowań zbiorowych w przyjmującym państwie członkowskim.
Rolą Zollamt – czyli niemieckiego urzędu celnego jest kontrola obowiązków zgłoszeniowych i dokumentacyjnych. Obowiązki te obejmują min.:
- zgłoszenie delegowanych pracowników do Zollamt,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy i innych dokumentów przetłumaczonych na język niemiecki,
- a także wyznaczenie specjalnego przedstawiciela krajowego (verantwortlich Handelnder) będącego osobą kontaktową wyznaczoną przez pracodawcę, pozostającą do dyspozycji organu kontrolnego w celu usprawnienia procedury kontroli.
Wspomniane wymogi dotyczą również przedsiębiorców w Niemczech, którzy zatrudniają pracowników wynajętych przez agencję pracy z siedzibą za granicą.
To nie wszystkie obowiązki, jakie ciążą na pracodawcy. Zobowiązany jest również do niezwłocznego poinformowania organów celnych o wszelkich zmianach danych. Jak również do złożenia oświadczenia, że wypełnia swoje obowiązki, w zakresie zapewniania pracownikom odpowiednich warunków pracy tj. takich jak przewidują przepisy państwa delegowania (tj. niemieckie).
Obowiązki, o których mowa regulują trzy odrębne ustawy niemieckiego prawa pracy:
- ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (MiLoG)
- ustawa o pracownikach delegowanych (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG)
- oraz ustawa o udostępnianiu pracowników tymczasowych (AÜG).
Dodatkowe obowiązki administracyjne związane z delegowaniem pracowników nie dotyczą wszystkich branż. Dlatego zalecamy indywidualną ocenę w tym zakresie, opartą na merytorycznej wiedzy ekspertów.
Zachęcamy Państwa do śledzenia naszego bloga. Na bieżąco dzielimy się z Państwem wymogami w zakresie powadzenia właściwej dokumentacji, jak również możliwymi konsekwencjami kontroli niemieckich organów celnych w przypadku delegowania pracowników.
