Jedną z podstaw sukcesu biznesowego jest dopasowanie formy zatrudnienia pracowników do charakteru i zakładanego celu działalności. Oprócz tradycyjnych form zatrudnienia w organizacjach stosuje się tak zwane formy elastyczne, na przykład pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, pracę tymczasową czy pracę nakładczą. Elastyczną formą zatrudnienia, która cieszy się rosnącym zainteresowaniem przedsiębiorców, jest outsourcing, czyli metoda polegająca na powierzeniu niektórych, zwykle pobocznych, aspektów działalności firmom zewnętrznym. W artykule odpowiadamy na pytania, czym charakteryzuje się outsourcing księgowy i dlaczego warto się na niego zdecydować.
Outsourcing w firmie, czyli nowoczesna metoda zarządzania organizacją
Zanim zajmiemy się charakterystyką outsourcingu księgowości, zastanówmy się krótko, dlaczego outsourcing jest dla przedsiębiorcy korzystny.
Podstawową zaletą outsourcingu jest możliwość uniknięcia kosztów, które zwykle ponosi przedsiębiorca, korzystając z formy zatrudnienia w postaci umowy o pracę. Dzięki outsourcingowi ograniczeniu podlegają wydatki związane z opodatkowaniem zatrudnienia. Oprócz tego w przypadku outsourcingu przeniesiona zostaje odpowiedzialność przedsiębiorcy za pracownika na podmioty zewnętrzne ? to one zatrudniają osoby, które świadczą pracę na rzecz przedsiębiorcy i to na nich spoczywa odpowiedzialność za te osoby. Warto również zaznaczyć, że w większości przypadków outsourcing jest usługą świadczoną przez ekspertów w danej dziedzinie, stąd przedsiębiorca nie musi obawiać się o jakość pracy, której beneficjentem pozostaje.
Czynności księgowe świadczone przez podmiot zewnętrzny
Outsourcing księgowy polega na powierzeniu prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów zewnętrznemu podmiotowi, którym może być na przykład biuro rachunkowe. Usługa tego rodzaju skierowana jest dla firm, które nie mają działów księgowości wewnętrznej bądź chcą taki dział zlikwidować (na przykład w celu ograniczenia kosztów). Do usług świadczonych w ramach zewnętrznej obsługi księgowej należą w szczególności:
- rozliczanie deklaracji podatkowych;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- przygotowanie raportów zarządczych;
- adaptacja systemów finansowych;
- nadzór księgowy;
- archiwizacja dokumentów;
- przygotowanie analiz finansowych;
- pomiar efektywności procesów rachunkowych.
Outsourcowana obsługa księgowa – korzyści dla przedsiębiorcy
Korzyści płynące z wykorzystania outsourcingu księgowego rozpatrywać można w dwóch aspektach. Pierwszy dotyczy podniesienia jakości usług księgowych. Przedsiębiorca, który odpowiednio zidentyfikował własne potrzeby w zakresie księgowości i poświęcił czas, aby przeanalizować rynek podmiotów świadczących usługi księgowe, może liczyć na wysoką jakość zewnętrznej obsługi. Drugi aspekt dotyczy uniknięcia kosztów związanych z prowadzeniem księgowości wewnętrznej. Do kosztów tych zaliczyć możemy:
- koszty oprogramowania finansowo-księgowego,
- koszty urządzeń technicznych, w tym sprzętu komputerowego;
- koszty szkoleń w zakresie użycia nowego oprogramowania;
- koszty poniesione w związku z wynagrodzeniem zatrudnionych księgowych;
- koszty związane z dostosowaniem przestrzeni, w której ma odbywać się praca.
Zewnętrzna księgowość w firmie – podsumowanie
Outsourcing polega na powierzeniu wybranych obszarów działalności przedsiębiorcy podmiotom zewnętrznym. Jednym z obszarów, które najchętniej i najczęściej są przekazywane firmom zewnętrznym w ramach współpracy biznesowej, jest księgowość. W ramach outsourcingu księgowego przedsiębiorca może liczyć na szereg zróżnicowanych usług – ich zakres zależy od jego potrzeb i charakteru jego działalności. Powierzenie obsługi księgowej zewnętrznym podmiotom jest dla przedsiębiorcy korzystne, pozwala bowiem podnieść jakość księgowości w firmie oraz uniknąć kosztów, które przedsiębiorca poniósłby, gdyby zdecydował się stworzyć w firmie wewnętrzny dział księgowości
