Zagraniczne delegacje pracowników generują dla firmy ryzyko finansowe. W trakcie wyjazdu dochodzi bowiem niekiedy do wypadków czy zachorowań, a pracownik wymaga opieki medycznej. Ta z kolei bardzo często okazuje się kosztowna, zwłaszcza w przypadku niektórych państw. Rozwiązaniem, które eliminuje niniejsze ryzyko, jest ubezpieczenie podróży służbowej. W dzisiejszym wpisie omawiamy najważniejsze zagadnienia z tego zakresu.
Ubezpieczenie pracownika w delegacji zagranicznej a pokrycie kosztów leczenia
Zacznijmy od tego, że pracodawca ma szereg obowiązków związanych z wyjazdami zatrudnionych. Przede wszystkim powinien on pokryć koszty delegacji, w tym opłacić nocleg i wyżywienie. To jednak nie wszystko. Pracodawca musi także poczynić wydatki na ewentualne leczenie zatrudnionego. Wskazują na to przepisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Należy od razu podkreślić, że wbrew temu, co sugerowałby tytuł, tekst prawny odnosi się również do pracodawców z sektora prywatnego.
Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy?
Zgodnie z przepisami rozporządzenia, zatrudniający powinien pokryć koszty leczenia pracownika, pod warunkiem że są one udokumentowane, a ich poniesienie było niezbędne (par. 19). Należy podkreślić, że pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów np. za leki, których nabycie za granicą nie było konieczne z perspektywy jego stanu zdrowia. Nie może też otrzymać środków za wydatki poniesione w związku zabiegami chirurgii plastycznej czy nabyciem protez ortopedycznych i dentystycznych.
Na pracodawcy spoczywa ponadto obowiązek wypłaty 25% diety za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym (par. 15).
Ubezpieczenie w czasie podróży zagranicznej – dlaczego jest ważne?
Z perspektywy pracodawcy występowanie obowiązku pokrycia wydatków na leczenie pracownika jest bardzo ważne. Warto bowiem pamiętać, że niektóre państwa przewidują wysokie koszty opieki medycznej. Dla polskiego pracodawcy pobyt zatrudnionego w szpitalu położonym w takich krajach jak USA, Australia czy Chiny oznacza często wydatek przynajmniej kilku tysięcy złotych. To właśnie z tego względu warto rozważyć ubezpieczenie w czasie podróży zagranicznej pracownika.
Czym jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego?
W kontekście omawianej problematyki często mówi się nie tylko o ubezpieczeniu pracownika za granicą, lecz również o Europejskiej Karcie Ubezpieczenia Zdrowotnego. Jest to unijny dokument, który potwierdza prawo do świadczeń medycznych. Honoruje się go w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz państwach należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), czyli w Islandii, Liechtensteinie, Norwegii i Szwajcarii.
Ubezpieczenie pracownika za granicą – czy EKUZ wystarczy?
Pracodawca powinien pamiętać, że zatrudniony, który korzysta z EKUZ, podlega obowiązkom wynikającym z przepisów państwa pobytu na tych samych warunkach, co ubezpieczeni w tym państwie. Jeżeli zatem w danym kraju występuje obowiązek współpłacenia za opiekę zdrowotną, pracodawca poniesie dodatkowe koszty. Tym samym posiadanie EKUZ nie eliminuje całkowicie ryzyka związanego z delegacjami.
Co obejmuje ubezpieczenie podróży służbowej?
Wskazane wyżej ryzyko eliminuje wyłącznie ubezpieczenie pracownika w delegacji zagranicznej. Ubezpieczenie obejmuje na ogół: koszty leczenia i hospitalizacji pracownika, leczenie ambulatoryjne, koszty transportu, assistance i NNW. Firmy ubezpieczeniowe zapewniają duże możliwości w zakresie indywidualizacji polisy. Tym samym pracodawca może dostosować usługę do specyfiki ryzyk występujących w danej branży.
Jakie korzyści zapewnia ubezpieczenie podróży służbowej i kiedy warto z niego skorzystać?
Dzięki ubezpieczeniu pracownika w podróży służbowej zatrudniony zyskuje ochronę wykraczającą poza EKUZ zarówno terytorialnie, jak i pod względem zakresu zdarzeń, za które wypłaca się świadczenia. Niewątpliwie największą korzyścią ubezpieczenia jest przy tym ograniczenie kosztów związanych z ewentualnym leczeniem – wydatek poniesiony na wykupienie polisy jest znacznie niższy niż koszty opieki medycznej, które w tym wypadku są opłacane przez ubezpieczyciela.
Wykupienie polisy jest dobrym pomysłem zwłaszcza w przypadku branż, z którymi wiąże się stosunkowo wysokie ryzyko wypadku bądź innych zdarzeń generujących konieczność leczenia pracownika. Należą do nich w szczególności branża budowlana oraz branża transportowa.
Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej – o czym warto pamiętać?
Polskie prawo nakłada na pracodawców szereg obowiązków w zakresie pokrycia kosztów zagranicznego leczenia osób zatrudnionych. Ich spełnienie może okazać się problematyczne z perspektywy finansowej – w niektórych państwach koszty opieki medycznej są bardzo wysokie. Rozwiązaniem przydatnym, choć nie w pełni satysfakcjonującym, jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego. Zapewnia ona ochronę pracownikom w państwach UE i EFTA, jednakże jeśli prawodawstwo tych państw przewiduje dopłaty za leczenie, pracodawca będzie musiał ich dokonać. Najlepszym rozwiązaniem jest zatem ubezpieczenie pracownika za granicą. Zapewnia ono najszerszą ochronę, a ponadto pracodawca zyskuje możliwość dostosowania jego zakresu do indywidualnych potrzeb i charakteru branży. Wykupienie polisy warto rozważyć zwłaszcza w przypadku branż, z którymi wiąże się wysokie ryzyko wypadków (np. w przypadku branży transportowej czy budowlanej).
