Podmioty uczestniczące w obrocie gospodarczym bardzo często dążą do wyeliminowania zbędnego ryzyka związanego z działalnością. Choć niemal każde przedsięwzięcie biznesowe wiąże się z pewnym ryzykiem, zachowanie odpowiedniego standardu bezpieczeństwa, np. w zakresie wyboru kontrahentów, powinno być dla przedsiębiorcy kluczowe. W kontekście problemu bezpieczeństwa istotne wydaje się zagadnienie, czy na fakturze musi być podpis. W praktyce biznesowej można obecnie spotkać zarówno faktury niepodpisane (w szczególności te, które podmioty wymieniają w ramach obiegu elektronicznego), jak i podpisane. Te pierwsze budzą u niektórych przedsiębiorców wątpliwości co do ich zgodności z prawem. Często bowiem dokumenty, które nie są opatrzone podpisem, nie mają doniosłości prawnej. W artykule odpowiadamy na pytanie, czy faktura musi być podpisana przez odbiorcę bądź wystawcę. Wskazujemy ponadto, jakie jest jej znaczenie w obrocie gospodarczym.
Mogą zainteresować Cię także:
- Papierowe faktury – czy to już historia?
- Jeżeli nie płacisz w terminie zobowiązań, pilnuj odliczonego VAT
- Ulga na złe długi: warto czy trzeba pamiętać o niezapłaconych fakturach?
Czym jest faktura? Obowiązek wystawiania faktur
Zanim przejdziemy do odpowiedzi na pytanie, czy faktura musi być podpisana, zastanówmy się nad tym, czym faktura jest oraz jaką funkcję pełni w obrocie gospodarczym. Faktura stanowi dokument sprzedażowy, który potwierdza dokonanie transakcji między stronami. Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług podmiotami obowiązującymi do wystawienia faktury są przedsiębiorcy – osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność , które są czynnymi podatnikami VAT w stosunkach z innymi przedsiębiorcami. Nieco inaczej rzecz się ma w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, które są dodatkowo zwolnione z VAT. Podmioty te nie mają obowiązku wystawienia faktury, z tym jednak zastrzeżeniem, że obowiązek ten powstanie, jeśli kontrahent zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
Rozliczanie faktur
Faktury pełnią bardzo ważną funkcję w obrocie gospodarczym – to na ich podstawie przedsiębiorca oblicza należność, która ma zapłacić w Urzędzie Skarbowym. Należność ta stanowi każdorazowo różnicę między podatkiem należnym (związanym ze sprzedażą towarów lub usług) a podatkiem naliczonym (związanym z nabyciem towarów lub usług). Jeżeli obliczenia wykonane przez przedsiębiorcę na podstawie faktur wskazują, że wartość podatku należnego przewyższa wartość podatku naliczonego, wówczas należy dopłacić różnicę do urzędu. Jeśli zaś wartość podatku naliczonego jest większa od wartości podatku należnego, przedsiębiorca jest uprawniony do przeniesienia nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy albo wystąpienia o zwrot podatku. Jako że rozliczanie faktur może nastręczyć firmom trudności, warto skorzystać z usług podmiotów specjalizujących się w księgowości i rozliczaniu podatków. Profesjonalną obsługę księgową dla przedsiębiorców zapewnia nasza kancelaria ATL Flor & Błaszak. Nasi doświadczeni pracownicy dokładają wszelkich starań, aby świadczone usługi odpowiadały najwyższym standardom.
Czy faktura VAT musi być podpisana?
Katalog danych, które powinny znaleźć się na fakturze, został określony w przepisach art. 106e ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. Katalog ten nie obejmuje podpisu którejkolwiek ze stron umowy. Stąd zarówno na pytanie o to, czy faktura musi być podpisana przez wystawcę, jak i pytanie o konieczność złożenia podpisu przez jej odbiorcę należy udzielić odpowiedzi negatywnej. Nie oznacza to jednak, że nie wolno umieszczać podpisu na fakturze. Przeciwnie – warto zadbać o to, by dokument został opatrzony podpisami. Jeśli wystawca wystąpi do sądu z powództwem z powodu nieuregulowanych należności przez kontrahenta, jego (kontrahenta) podpis będzie stanowić istotny dowód w sprawie. Jeśli go zabraknie, postępowanie wydłuży się – sąd zdecyduje się bowiem na dowód z przesłuchania stron. Podsumowując, choć brak w prawie normy, która nakazywałaby podpisywać faktury przedsiębiorcom, praktyka ich podpisywania jest uzasadniona i racjonalna.