Software house, jako przedsiębiorstwo zajmujące się oprogramowaniem, spełniając określone wymagania, może skorzystać z ulgi B+R. Efektem będzie obniżenie podatku dochodowego oraz wzmocnienie konkurencyjności firmy. W niniejszym tekście zostaną omówione możliwości i warunki związane z wykorzystaniem ulgi B+R przez software house.
Być może Twoja firma ma szansę skorzystać z tego rozwiązania?
Sprawdź, jak skorzystać z ulgi B+R w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej typu software house.
- Pokrótce – czym jest ulga B+R?
- Kwalifikowalność software house do skorzystania z ulgi B+R
- Proces skorzystania z ulgi B+R przez software house
1. Pokrótce – czym jest ulga B+R?
Ulga B+R, czyli ulga badawczo-rozwojowa, to forma wsparcia dla przedsiębiorców, którzy prowadzą prace badawczo-rozwojowe. Jej celem jest stymulowanie innowacyjnych rozwiązań i wzrostu gospodarczego poprzez zachęcenie przedsiębiorców do inwestowania w badania naukowe oraz prace rozwojowe.
Ulga B+R umożliwia obniżenie wysokości podatku należnego do zapłaty, poprzez dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania wydatków poniesionych na cele badawczo-rozwojowe (tzw. koszty kwalifikowane). Oznacza to, że wydatki poniesione na ten cel (w przypadku software house przede wszystkim chodzi o koszty poniesione na wytworzenie/rozwój oprogramowania) można odliczyć od dochodu w podwójnej (niektóre potrójnej!) wysokości. Najpierw standardowo jako koszty uzyskania przychodów, a następnie w ramach ulgi do wysokości ustawowego limitu. W przypadku niektórych kosztów kwalifikowanych wynosi on nawet 200%!
Należy jednak pamiętać, że wartość wydatków kwalifikowanych podlegających odliczeniu nie może być wyższa niż kwota dochodu spółki, od którego jest odliczana.
2. Kwalifikowalność software house do skorzystania z ulgi B+R
Jak w przypadku każdej preferencji podatkowej, podmiot, chcący skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej musi spełniać odpowiednie warunki wynikające z przepisów ustawy podatkowej.
A. Prowadzenie działalności badawczo – rozwojowej
Zgodnie z regulacjami ustawowymi, działalność badawczo-rozwojową definiuje się jako działalność twórczą, obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
Rozłóżmy powyższą definicję na poszczególne elementy.
- Działalność twórcza software house
Pierwszą z przesłanek jest twórczość prowadzonej działalności. Za taką uznaje się aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań. Często o charakterze unikatowym, niepowtarzalnym, specyficznym, które nie mają odtwórczego charakteru. W przypadku software house działalnością twórczą może być ulepszanie/rozwijanie oprogramowania, tworzenie niestandardowych aplikacji, oprogramowania internetowego, aplikacji mobilnych o nieznanych dotąd funkcjonalnościach czy innych rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów. W interpretacjach indywidualnych organy zwracają uwagę, że indywidualny wymiar działalności twórczej, tj. możliwość przypisania jej efektów do pracy konkretnych osób.
- Systematyczność działalności badawczo – rozwojowej
Druga przesłanka działalności badawczo-rozwojowej stanowi, że prace muszą być wykonywane systematycznie. Przesłankę tę należy rozumieć jako zakaz obejmowania ulgą incydentalnych działań podatnika. W praktyce oznacza to działania prowadzone w sposób przemyślany, zgodnie z ustalonym planem i planowanym budżetem.
- Działalność musi wpisywać się w definicję badań naukowych lub prac rozwojowych i być nastawiona na zdefiniowany cel
Termin badania naukowe i prace rozwojowe są zdefiniowane w ustawie. W przypadku software house, w większości przypadków będziemy mieli do czynienia z prowadzeniem prac rozwojowych. Rozumie się przez nie działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnych aktualnie wiedzy i umiejętności. Również w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług. Z definicji tej jasno zostały wyłączone natomiast działania o charakterze rutynowym i okresowym, nawet jeżeli prowadzą do ulepszeń.
Ponadto, aby podejmowane działania zakwalifikować jako działalność badawczo-rozwojową, powinny one mieć określony cel. Powinny być nakierowane, na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań.
B. Przykłady działalności badawczo – rozwojowej prowadzonej przez software house
W przypadku software house i tworzenia oprogramowania do prac badawczo rozwojowych możemy zaliczyć przykładowo:
- Opracowanie nowych algorytmów i technik programowania, których konsekwencją będzie doskonalenie procesów tworzenia oprogramowania;
- Prace nad interfejsem użytkowników, optymalizacja interakcji i doskonalenie doświadczeń użytkownika w zakresie stworzonego oprogramowania;
- Badania nad nowymi narzędziami programistycznymi, których celem jest usprawnienie efektywności i ulepszenie tworzonych rozwiązań.
C. Koszty kwalifikowane
W zrozumieniu specyfiki ulgi B+R, poza poznaniem warunków jej wykorzystania, bardzo istotne jest poznanie pojęcia kosztów kwalifikowanych. Nie wszystkie bowiem wydatki, które software house przeznacza na działalność B+R można odliczyć w ramach ulgi. Po pierwsze, istotne jest, aby poniesione koszty spełniały ogólną definicję koszty uzyskania przychodów. Po drugie, wydatki te nie mogą zostać zwrócone w jakiejkolwiek formie. A po trzecie, koszty te muszą znajdować się w szczegółowo wymienionym w ustawach katalogu kosztów kwalifikowanych. Możemy je podzielić na trzy zasadnicze kategorie:
Do kosztów kwalifikowanych związanych z działalności software house zalicza się przede wszystkim, lecz nie wyłącznie:
- materiały i surowce, a więc wszelkie wydatki na nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z działalnością B+R. Przykładowo do kategorii tej można zaliczyć wydatki na zakup lub licencje oprogramowania wykorzystywanego w procesach badawczych i rozwojowych, takie jak narzędzia do programowania, środowiska testowe, systemy kontroli wersji, oprogramowanie analizujące itp. Do kategorii tej można także zaliczyć koszty podstawowych usług komunalnych np. elektryczność, która jest niezbędna w działalności software house.
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w wysokości, w jakiej wykorzystywane będą do działalności B+R. Przykładowo kosztem kwalifikowanym będą zatem odpisy amortyzacyjne dokonywane od komputerów, laptopów, serwerów, monitorów, drukarek i innych urządzeń komputerowych wykorzystywanych w działalności.
- koszty pracownicze, czyli przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze pracowników zajmujących się działalnością B+R, opłacane za nich składki ZUS, premie czy koszty szkoleń pracowników.
Warto podkreślić, że aby móc odliczyć dodatkowe 200% kosztów pracowniczych i skorzystać z ulgi B+R, software house musi zatrudnić pracowników na podstawie umowy o pracę, dzieło lub zlecenie. Jeżeli software house zatrudnia osoby na podstawie umowy B2B, wydatki na nabycie tych usług nie zaliczają się do kosztów kwalifikowanych.
D. Ewidencja kosztów
Obowiązkowo, aby skorzystać z ulgi B+R software house musi wyodrębniać koszty kwalifikowane w prowadzonej ewidencji. Celem tego obowiązku jest umożliwienie rozróżnienia kosztów związanych z działalnością B+R od pozostałych wydatków. Nie istnieją konkretnie określone przepisy, które wskazywałyby, w jaki sposób i gdzie dokładnie przeprowadzać to rozróżnienie. Możliwe jest na przykład prowadzenie oddzielnej księgi pomocniczej lub korzystanie z osobnego arkusza w programie Excel. Software house, ponoszący wydatki na koszty osobowe, mają dodatkowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy poświęconego na działalność B+R.
3. Proces skorzystania z ulgi B+R przez software house
W ogólnym przewodniku po procesie możemy wyróżnić kilka podstawowych etapów:
- Identyfikacja projektów B+R: powinna zostać przeprowadzona analiza czy software house prowadzi projekty badawczo – rozwojowe, które spełniają kryteria zawarte w przepisach o uldze B+R;
- Dokumentacja projektu: Następnie software house musi sporządzić odpowiednią dokumentację projektu badawczo-rozwojowego, która będzie zawierała opis projektu, cele, plan pracy, harmonogram, budżet, wyniki badań i innowacyjne rozwiązania itp.
- Gromadzenie odpowiednich dokumentów finansowych: Software house musi prowadzić dokładną dokumentację finansową związaną z projektem B+R, taką jak faktury, umowy, raporty i dowody płatności.
- Wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną: Choć nie jest to obowiązkowe, rekomendujemy uzyskanie potwierdzenia od Dyrektora KIS co do możliwości skorzystania z ulgi B+R.
- Odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi: Odliczenia dokonuje się dołączając odpowiedni załącznik (CIT/BR lub PIT/BR) do zeznania podatkowego za rok podatkowy w którym te koszty zostały poniesione.
Podczas przechodzenia przez te wszystkie etapy, korzystanie z pomocy ekspertów podatkowych jest korzystne i sugerowane dla software house. Sprawia ono, że cały proces jest zgodny z obowiązującymi przepisami i że wszystkie wymagane formalności zostały spełnione.
