Ekspansja gospodarcza w Europie i na świecie to zjawisko naturalne. Wiele firm zakłada oddziały zagraniczne, chcąc wykorzystać inne rynki jako miejsce rozszerzania działalności. Jednak nawet bardzo liberalne prawo gospodarcze Unii Europejskiej określa, jak należy prowadzić księgowość, zajmując się handlem, produkcją czy usługami poza granicami Polski. Dlatego odpowiednie księgowanie transakcji z zagranicznym oddziałem musi uwzględniać takie czynniki, jak np. odmienne prawo podatkowe, ubezpieczenia społeczne i specyfika lokalnych rynków. Poznaj różne aspekty przeprowadzania transferów finansowych z oddziałami odpowiedzialnymi za obsługę interesów za granicą.
Co wziąć pod uwagę w księgowaniu transakcji między zagranicznym oddziałem a centralą w krajach UE?
Różnice w praktykach gospodarczych w różnych krajach wynikają przede wszystkim z dwóch czynników obiektywnych: odmienności przepisów podatkowych i istnienia walut narodowych. Jeśli dołożyć do tego pozostałe regulacje prawne, a także tradycje i standardy księgowości, można bez trudu zauważyć, że transakcje z oddziałem za granicą wymagają specjalnej obsługi. Różnice w podatkach między krajami dotyczą przede wszystkim różnych stawek VAT. Przy prowadzeniu rachunkowości np. w euro i złotówkach ujednolicenie i poprawność ekonomiczna wymagają wzięcia pod uwagę różnic w kursach walut zagranicznych i ich wahań przy przepływach pieniężnych.
Jak należy księgować transakcje z oddziałem za granicą?
Nieuwzględnienie różnic w kursach walut może spowodować zafałszowany obraz finansów zagranicznych. Międzynarodowe Standardy Rachunkowości przyjęte przez Unię Europejską znacznie ułatwiają międzynarodową księgowość. Jednak, jak zawsze gdy chodzi o przepisy fiskalne, w grę wchodzą odmienne interpretacje poszczególnych zapisów przy transakcjach. Obowiązkiem pionu rachunkowego oddziałów zagranicznych jest uwzględnienie lokalnych przepisów. Na przykład prawo niemieckie zezwala przedstawicielstwom na handel produktami, a w Polsce w takim wypadku wolno prowadzić jedynie działalność promocyjną i reklamową. Dlatego księgowanie transakcji z przedstawicielstwa za granicą w naszym kraju nie może dotyczyć wpływów ze sprzedaży – w takim wypadku przedsiębiorcy narażają się na kontrolę i kary ze strony organów. Należy wziąć również pod uwagę przepisy UE związane z tzw. transfer pricing, czyli kontrolowanymi przepływami pieniężnymi, co ma zapobiec nieuczciwym praktykom i nadużyciom w księgowaniu.
Narzędzia dla księgowości z oddziałem za granicą
Jak skoordynować księgowość firmy z jej oddziałem za granicą? Najlepiej zbudować ją na solidnym fundamencie, którym mogą być Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSSF/IFRS). Dzięki oparciu rozliczeń o identyczny model centralę i oddział będą łączyć te same procedury księgowania. Opłaci się również przestudiowanie specyfiki podatkowej miejsca, w którym działa zagraniczny oddział. Warto skorzystać z gotowych opracowań lub zamówić analizę sytuacji w kancelarii podatkowej. Trzeba zwróć uwagę na:
- różnice w stawkach podatkowych między centralą a zagranicznym oddziałem,
- zwolnienia z podatków za granicą,
- specyfikę lokalnej księgowości.
Poza tym zasady rozliczeń należy ustalić z góry. Firmy z ugruntowaną pozycją i wieloletnim doświadczeniem zazwyczaj kopiują swoje wzorce księgowania transakcji zagranicznych, choć zawsze z uwzględnieniem lokalnej specyfiki. Często jest to kwestia specjalistycznego oprogramowania, które w jednym czasie zarejestruje faktury, przeliczy kurs walut i wygeneruje raporty księgowe. Mimo automatyzacji zasadne jest również ustalenie kanałów komunikacji obu księgowości i wzajemne kontrolowanie prawidłowości przepływów pieniężnych.
Zarządzanie ryzykiem podczas transakcji z oddziałem zagranicznym
Wspomniane okoliczności stanowią również podstawę ryzyka, które występuje podczas księgowania transakcji z oddziałem za granicą. Różnice w prawie podatkowym, wahania kursów walut, modele rachunkowe czy specyfika polityczna mogą mieć wpływ na jakość i transparentność obsługi przepływów finansowych. Straty wynikające z ryzyka kursowego najlepiej minimalizować, wykorzystując znane instrumenty, jak opcje walutowe czy kontrakty terminowe. W przeciwnym razie niestabilność złotego, korony, forinta czy euro może doprowadzić do obniżenia wyników finansowych przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, należy zadbać o transparentne księgowanie zagraniczne, przygotowując się na ewentualne kontrole instytucji skarbowych czy antymonopolowych, które będą badać zgodność przepływów finansowych z przepisami danego kraju lub regulacjami unijnymi. Dobrą praktyką jest trzymanie się w księgowości cen transferowych, które zapewnią równowagę i brak fluktuacji w transakcjach z oddziałem za granicą.
Księgowość z oddziałem za granicą – skorzystaj z profesjonalnego wsparcia!
Obawy przed zawiłościami księgowania transakcji z oddziałem zagranicznym nie powinny okazać się przeszkodą w zdobywaniu nowych rynków, niezależnie od tego, czy pracujesz w polskim przedsiębiorstwie powiązanym ze spółką z Danii, czy planujesz ekspansję własnej marki na Węgrzech. Z pomocą doświadczonych specjalistów znajdziesz sposób na prawidłowe prowadzenie księgowości transakcji w oddziale za granicą. Umiejętne sprzężenie rachunkowości w różnych systemach fiskalnych czy walutach okaże się zadaniem nietrudnym do wykonania. A może zechcesz skorzystać z formy pracy tymczasowej lub delegowania pracowników, przy których nie potrzeba prowadzenia osobnej rachunkowości? Warto sprawdzić, czy jest to możliwe i opłacalne w Twojej branży. Jeśli coś budzi Twoje wątpliwości, sięgnij po pomoc specjalistów w dziedzinie prawa gospodarczego i podatków.
