Data wejścia w życie zmian oraz zakres zastosowania tych zmian.
Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej (tj. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników) wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Z tym, że przepisy nowego rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: Rozporządzenie) stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Do dokumentacji pracowniczej pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy Rozporządzenia z wyjątkiem § 2.6. Regulacje § 2.6 Rozporządzenia określają kwestie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasady prowadzenia dokumentacji w poszczególnych częściach). W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi uporządkowywać dokumentacji pracowniczej prowadzonej przed dniem 1 stycznia 2019 r. zgodnie z nowymi zasadami wprowadzonymi przez Rozporządzenie (§ 2.6). Pracodawca może jednak dobrowolnie dostosować dokumentację pracowniczą, pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do tych nowych zasad.
Do nowej dokumentacji pracowniczej (gromadzonej od dnia 1 stycznia 2019 r.) pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, stosuje się w całości przepisy tego Rozporządzenia (także w zakresie zasad prowadzenia dokumentacji w poszczególnych częściach).
Natomiast co do pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem 1 stycznia 2019 r., stosuje się przepisy Rozporządzenia, z wyjątkiem zasad prowadzenia dokumentacji w poszczególnych częściach, czyli również nie ma potrzeby uporządkowania tej dokumentacji stosownie do nowych zasad.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został ograniczony do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Ten okres może ulec przedłużeniu, jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu. W ten sposób pracodawca, będący stroną postepowania, może przechowywać dokumentację aż do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania. W przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza tego pracownika, pracodawca jest zobligowany kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Wówczas okres 10 lat przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Ograniczenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej wiąże się również z dodatkowym obowiązkiem informacyjnym po stronie pracodawcy. Mianowicie w przypadku zakończenia stosunku pracy, pracodawca dołącza do świadectwa pracy w postaci papierowej lub elektronicznej informację o dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek poinformować swojego byłego pracownika o:
- dziesięcioletnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o tym jak taki okres jest liczony w razie ponownego zatrudnienia takiego pracownika;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
W konsekwencji po upływie dziesięcioletniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej były pracownik będzie miał możliwość odbioru swojej dokumentacji pracowniczej. W przypadku braku odbioru dokumentacji w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie zobligowany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.
Pracodawca może zmienić postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną. Taka zmiana polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego dokumentacji papierowej, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Osoba wykonująca odwzorowanie musi zadbać o to, aby odwzorowanie było czytelne i spójne z resztą dokumentacji. Dokument po dokonaniu odwzorowania może zostać odebrany przez pracownika w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieodebrania przez pracownika tego dokumentu pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Pracodawca decydujący się na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej musi pamiętać o tym, aby poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni.
Dodatkowo, pracodawca powinien zawiadamiać byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia
Pracodawca może również zmienić postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w drugą stronę z wersji elektronicznej na papierowej, co następuję przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. W takim przypadku na pracodawcy również ciążą powyższe obowiązki informacyjne.
Warto również nadmienić, że w załączniku do Rozporządzenia wskazano na minimalne wymagania dla odwzorowań cyfrowych, wynikających z potrzeby zapewnieniem jakości tych odwzorowań, jak również zapewnienia zasobów niezbędnych dla ich przechowywania.
W przypadku prowadzenia przez pracodawcę dotychczas dokumentacji pracowniczej ,,pomocniczo” w wersji elektronicznej, pracodawca chcąc prowadzić elektroniczną dokumentację, będzie musiał zmienić postać prowadzenia dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną) zgodnie z wymogami Rozporządzenia oraz wypełnić jednocześnie wyżej wskazane obowiązki informacyjne.
Zmiany w zakresie części akt osobowych pracownika.
Akta osobowe nie będą już składać się z trzech części, a z czterech, z których poszczególne obejmują:
- część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia;
- część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (§ 3 pkt. 2 Rozporządzenia wymienia szczegółowe dokumenty). Wskazany w Rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych. Zatem również inne oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych (nieprzedstawione w katalogu w § 3 pkt. 2 Rozporządzenia), także będą umieszczane w części B akt osobowych pracownika.
- część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, (§ 3 pkt. 3 Rozporządzenia wymienia szczegółowe dokumenty). Również katalog tych dokumentów wymienionych w Rozporządzeniu nie jest wyczerpujący;
- część D (dodatkowa część) – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika powinno przechowywać się (tak jak dotychczas) w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.
Dodatkowo, Rozporządzenie przewiduje możliwość podzielenia części A, B, C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można w nich było przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, B2 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami itd.). W przypadku skorzystania z tej możliwości, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i inne kwestie.
Rozporządzenie stanowi, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem Pracy. Szczegóły dotyczące prowadzenia tej dokumentacji zawarte są w § 6. Rozporządzenia.
