W dniu 4 maja 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe regulacje, których potrzeba wprowadzenia wyniknęła z konieczności zapewnienia stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Wśród nich znalazły się zmiany dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy oraz pracowników. Warto wziąć je pod uwagę szczególnie przygotowując i przeprowadzając proces rekrutacyjny.
W pierwszej kolejności warto zasygnalizować, że zmienił się zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy. W aktualnym stanie prawnym pracodawca może wymagać, aby kandydat do pracy podał następujące dane:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zestawiając te dane z katalogiem obowiązującym przed dniem 4 maja 2019 r. można dojść do następujących wniosków. Po pierwsze, pracodawca nie może żądać podania imion rodziców kandydata do pracy. Po drugie, kandydat do pracy nie jest zobligowany do podawania swojego miejsce zamieszkania (adresu do korespondencji) zamiast tego wprowadzono wymóg podania danych kontaktowych. Podania adresu zamieszkania można domagać się już jedynie od pracownika. Do tego trzeba jeszcze pamiętać, że danych w postaci informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można żądać od kandydata do pracy jedynie, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
W drugiej kolejności warto zwrócić uwagę na to jakie dane pracodawca może żądać już od pracownika. Obecnie katalog takich danych sprowadza się do następujących danych:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Analizując powyższy katalog warto zwrócić uwagę, że ustawodawca wyraźnie zastrzegł, iż pracodawca może domagać się podania rodzaju i numeru dokumentów potwierdzających tożsamość pracownika wyłącznie wówczas, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL. Ponadto, na etapie zatrudnienia danej osoby pracodawca zawsze może żądać podania informacji o wykształceniu oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracownika. Kwestionariusz osobowy dla pracownika może również zawierać rubrykę do podania numeru rachunku płatniczego do wypłaty wynagrodzenia, którą pracownik nie musi wypełniać jeżeli złożył wniosek wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Warto pamiętać, że pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wskazane w powyższych katalogach, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca może również żądać udokumentowania danych osobowych osób jednak w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W ten sposób realizowana jest wynikająca z RODO zasada minimalizmu przetwarzania danych, gdyż można wymagać od pracownika tylko niezbędnych dokumentów.
Nowe przepisy rozwiały również wątpliwości w kwestii czy pracownik może wyrazić zgodę na przetwarzanie innych danych osobowych niż dane wskazane w kodeksie pracy (innych przepisach prawa). Mianowicie zasadniczo zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę takich innych danych osobowych. Pracownik może w każdym czasie wycofać taką zgodę. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca nie może na podstawie zgody pracownika przetwarzać danych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa – środków karnych oraz środków zabezpieczających w rozumieniu kodeksu karnego. Takie dane osobowe pracodawca może przetwarzać wyłącznie w przypadku, kiedy prawo to przewiduje. Przykładowo Karta Nauczyciela stanowi, że nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest co do zasady obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego.
Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych, a także jej późniejsze wycofanie nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika w zakresie stosunku pracy np. nie może uzasadniać wypowiedzenia umowy o pracę.
Warto również nadmienić, że dane szczególne można przetwarzać na podstawie zgody wyłącznie, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Szczególne dane osobowe to dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby, której dane dotyczą.
Zgoda na przetwarzanie danych biometrycznych takich jak np. linie papilarne palców nie jest potrzebna, w sytuacjach, w których podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Do przetwarzania szczególnych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę.
Oprócz wyżej wymienionych zmian wyłączono również całkowicie możliwość monitorowania wizyjnego pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej. Monitorowanie takich pomieszczeń przez pracodawcę wiązałoby się bowiem z dużym prawdopodobieństwem naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Do tego wprowadzono wymóg uzyskania uprzedniej zgody przez pracodawcę na objęcie monitoring pomieszczeń sanitarnych, tj. zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Dodatkowo, ustawodawca doprecyzował, iż wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych
Udostępnij artykuł:
