Przepisy prawa podatkowego nie przewidują możliwości anulowania faktur wystawionych przez przedsiębiorcę. Jak wskazują, w razie błędów, np. niewłaściwego określenia kwoty transakcji, podmiot gospodarczy ma możliwość wystawienia faktury korygującej. Pomimo braku regulacji prawnych, w obrocie gospodarczym wykształciła się praktyka anulowania faktur – pod warunkiem, że spełnione zostaną pewne warunki. W artykule wskazujemy, kiedy można anulować fakturę VAT oraz podpowiadamy, w jaki sposób skutecznie to zrobić.
Anulowanie faktur VAT a ich korekta
W większości przypadków, jeśli dokument zawiera błędy, przedsiębiorca powinien sporządzić fakturę korygującą. Wyróżnić można dwa rodzaje błędów pojawiających się na fakturach i odpowiadające im dwa rodzaje faktur korygujących. Po pierwsze, dokument może zawierać błędy, które nie wpływają na rozliczenie podatku (tzn. nie polegają na niewłaściwym określeniu kwoty transakcji). Przykładowo przedsiębiorca może błędnie określić datę wystawienia dokumentu czy dane identyfikujące strony transakcji. W takim przypadku powinien on wystawić fakturę korygującą błędy formalne. Po drugie, błędy mogą dotyczyć kwoty, od wysokości której zależy rozliczenie podatku. Wówczas wystawca dokumentu ma obowiązek sporządzić fakturę korygującą pozycje faktury. Zgodnie z art. 106j. ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług należy ją wystawić także wtedy, gdy np. udzielono rabatu czy dokonano zwrotu towarów i opakowań.
Czy można anulować fakturę? Warunki anulacji
Anulowanie faktury VAT jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione zostaną łącznie dwa warunki:
- transakcja nie doszła do skutku,
- faktura nie trafiła do obiegu gospodarczego.
Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy dane zdarzenie nie wystąpiło, pomimo wystawienia dokumentu, a wystawca nie przesłał go jeszcze odbiorcy – kontrahentowi. Przykładowo, jeśli w przypadku sprzedaży wysyłkowej przedsiębiorca prześle kontrahentowi zamówiony towar wraz z fakturą, lecz ten nie odbierze go i w konsekwencji towar wraz z fakturą zostanie odesłany do sprzedawcy, wówczas możliwe będzie anulowanie dokumentu. Należy w tym kontekście pamiętać, że anulowanie faktury VAT nie będzie dopuszczalne, jeśli odbiorca otrzyma dokument – nawet wówczas, gdy nie zapłaci on w terminie umówionej ceny. W takiej sytuacji faktura trafiła bowiem do obrotu gospodarczego. W razie wątpliwości dotyczących tego, czy w danym przypadku dopuszczalne jest anulowanie faktury, przedsiębiorca może skorzystać z pomocy doświadcznego. Kompleksowe usługi z zakresu księgowości, doradztwa prawnego i podatkowego świadczy kancelaria ATL Flor & Błaszak.
Jak anulować fakturę VAT?
Jeśli spełnione zostaną powyższe warunki, przedsiębiorca może anulować dokument. Jak anulować fakturę, która nie trafiła do obiegu prawnego i która dotyczy transakcji, która nie doszła do skutku? Wystawca w celu anulowania dokumentu powinien przekreślić zarówno oryginał, jak i jego kopię, a następnie opatrzyć je podpisem i adnotacją zawierającą datę, np. „faktura została anulowana dnia …”. Przedsiębiorca może
również wskazać w adnotacji powód anulowania dokumentu, lecz nie jest to konieczne. Warto pamiętać o tym, by anulowane faktury przechowywać w dokumentacji księgowej wraz z ważnymi dokumentami po to, aby zachować ciągłość ich numeracji. Oczywiście po anulowaniu nie podlegają one ewidencji.
Anulowanie faktury VAT – podsumowanie
Na pytanie o możliwość anulowania faktur należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Anulowanie faktury VAT jest dopuszczalne, pomimo tego, że polskie przepisy podatkowe nie wyznaczają dla praktyki anulowania podstawy prawnej. Wystawca może anulować dokument jedynie wówczas, gdy spełnione zostaną powyższe warunki. W przeciwnym razie – jeśli transakcja doszła do skutku lub faktura trafiła do obiegu prawnego – przedsiębiorca może jedynie skorygować dokument za pomocą odpowiednich faktur korygujących